Office Manager & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Permanent employee, Full-time · Frankfurt/Main

Deine Aufgaben
  • Die Verantwortung für die strategische Organisation und Priorisierung von Terminen, Meetings und Projekten auf Geschäftsführungsebene. Die proaktive Vor- und Nachbereitung von Entscheidungsvorlagen, Analysen und Präsentationen für die Geschäftsführung.
  • Die Erstellung von detaillierten Berichten, Statistiken und Geschäftsanalysen zur Unterstützung der Geschäftsführung bei der Entscheidungsfindung.
  • Das Office Management auf höchstem Niveau, einschließlich der Verantwortung für die Optimierung interner Abläufe und Prozesse, die Verwaltung von Vertragsdokumenten, die Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, sowie den (seltenen) Empfang und die Betreuung von Besuchern, Kunden und Geschäftspartnern.
  • Die Vertretung unserer HR-Mitarbeiterin im Falle von Urlaub oder Krankheit, bei Themen, wie Bewerbermanagement, Onboarding neuer Mitarbeitenden und der Betreuung des internen Ticketsystems. 
Deine Kompetenzen
Deine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation war der Grundstein für deinen Start ins Berufsleben.
  • Inzwischen hast du langjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position und verfügst idealerweise über Kenntnisse im Bereich Personalwesen.
  • Zudem hast du ein Talent im Management von komplexen, parallelen Aufgabenstellungen, sowie der Priorisierung und Strukturierung von Aufgaben.
  • Du besitzt ausgeprägte Fähigkeiten in der Analyse und Aufbereitung von Daten und Informationen, kombiniert mit einer vorausschauenden und lösungsorientierten Denkweise.
  • Durch deine herausragende Kommunikationsfähigkeit kannst du auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung sowie mit internen und externen Stakeholdern kommunizieren. Weiterhin verfügst du über diplomatisches Geschick und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen Ruhe zu bewahren.
  • Du bist sicher im Umgang mit MS Office und den gängigen Kommunikationsmedien.
  • Dank deiner guten Sprachkenntnisse in Deutsch (C1) und Englisch verstehst du dich mit unseren nationalen und internationalen Kunden.
Deine Vorteile
  • Flexibilität & Familie – Wir legen Wert darauf, dass die Arbeit mit deinen Lebensumständen vereinbar ist.
  • Remote-Work Ob von zu Hause oder unterwegs: Dank moderner Ausstattung kannst du flexibel (teilweise) remote arbeiten, auch im Rahmen einer Workation.
  • Mobilität – Wir unterstützen dich mit einem JobTicket oder JobRad auf deinem Arbeitsweg, damit du stressfrei zur Arbeit kommst.
  • Fort- & Weiterbildung – Wir investieren in deine persönliche und berufliche Entwicklung durch regelmäßige interne und externe Fortbildungen.
  • Gesundheit & Altersvorsorge – Deine Gesundheit liegt uns am Herzen. Neben gesundheitsfördernden Maßnahmen bieten wir eine betriebliche Altersvorsorge, um dich langfristig zu unterstützen.
  • Bonus & Rabatte – Profitiere von einer Guthabenkarte für Restaurants, Supermärkte und mehr, exklusiven Shopping-Rabatten über Corporate Benefits, sowie Angeboten zur Gesundheitsförderung wie Yoga, Fitnessstudios und Ernährungs-Apps durch Wellhub.
Über uns

Bahn digitalisieren, Transformation begleiten, Fortschritt ermöglichen

Von Infrastruktur bis hin zu Fahrzeugen, wir bei NEXTRAIL sind Spezialisten für die Einführung neuer Technologien in die digitalen Bahnsysteme von morgen. Als Bindeglied zwischen Industrie und Bahnbetreibern unterstützen wir mit unserem breiten Know-how die Durchführung von nationalen und internationalen Zukunftsprojekten. Wir vereinen die Expertise von über 60 Experten aus allen Fachbereichen an den Standorten Berlin, Bern, Braunschweig, Frankfurt, München und Wien. Gemeinsam mit unseren Partnern haben wir mehr als 300 Zukunftsprojekte gemeistert – und dabei soll es nicht bleiben.

Arbeiten bei NEXTRAIL steht nicht nur für Innovationen gestalten und Expertenwissen, sondern auch für Zukunftssicherheit, Weiterentwicklung und Kreativität. Wir freuen uns auf interessante Bewerbungen!
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